Tip voor time-management: 'touch it once'. Of het nu om je e-mail gaat of om je telefoon, hanteer als stelregel dat je het maar een keer opent/aanraakt enz. Houd de controle. Blijf baas over je eigen tijd.
Ik weet niet hoe vaak ik een e-mail wel niet opende voor ik hem ook echt afwerkte. Misschien soms wel drie keer. Je verliest daardoor niet alleen de tijd die met het onnodig openen gepaard gaat, maar ook de tijd die je nodig hebt om je opnieuw te concentreren op waar je mee bezig was. Er wordt wel gezegd dat het openen van zo'n e-mail je feitelijk 25 minuten kost. Nu lijkt me dat enigszins overdreven, maar het ongetwijfeld meer dan je denkt.
Vorige week, na de training Master Entrepreneur, heb ik mijn uiterste best gedaan e-mails maar één keer te openen. Dat vergt nog heel wat krachtsinspanning. Nieuwsgierigheid, hè. Maar het ging toch best goed. Soms maakte ik een e-mail open en dacht ik hem even snel te kunnen beantwoorden, maar dan bleek er toch meer aan vast te zitten en had ik er toch niet voldoende tijd voor. Nou ja, kan gebeuren. Ik moet zeggen: het wordt er wel rustiger van. Ik gooi ook veel meer mails ongeopend weg; niet van personen, maar nieuwsbrieven bijvoorbeeld of discussies van LinkedIn-groepen. En mis ik iets? Welnee!
Ik heb mijn inzicht maar meteen gedeeld met een cliënt, die ook we wat extra tijd voor zichzelf kan gebruiken.
Verder verliep de vorige week uitermate hectisch, met veel afspraken buiten de deur, ad-hoc klussen die met spoed moesten worden geklaard en een werkconferentie (waar ik interessante contacten heb gelegd). Het per dag vaststellen van een prioriteitenlijst met tijdstip en al, heb ik maar één dag kunnen doen.
Deze week is rustiger. Het is nu maandag 11.00 uur, ben om 8.00 uur begonnen en lig zelfs vóór op mijn schema. En ik lig nooit voor op schema! De rest van de week wordt ook strak gepland. Dat moet ook wel, want met alle activiteiten die voor me liggen ....
Hoe gaat het met jullie time-management? Wat werkt er voor je? Deel je tips en trucs!
Een todo lijstje is voor mij heilig. Elke keer hoe ik door dat lijstje vlieg verbaasd me, in positieve zin. Ik doe daardoor veel meer dan zonder dat lijstje.
BeantwoordenVerwijderenHet principe 'touch it once' vind ik zelf ook nog een lastige; gewoontes ;) Dus ja.. ik geloof dat het zeker werkt, mits je je er aan houdt. Voor mij is het nog even wennen. Maar ja, ook dit zal een gewoonte worden.
Als coach zeg ik altijd tegen mijn cliënten dat ze vooral veel met hun nieuwe gedrag moeten oefenen: zo verander je je gewoonte. Het aloude oefening baart kunst. Een gewoonte kun je zien als een diep ingesleten pad in je hersenen. Het nieuwe pad moet ook eerst inslijten; naarmate het dieper is, blijf je er gemakkelijker in. Ander glij je nog gemakkelijk het oude pad in dat er zo lekker diep naast ligt. Voor ons geldt dus: vooral veel oefenen, Wilco!
BeantwoordenVerwijderenVoor het overgrote deel van mijn werk gebruik ik geen to do-lijst, maar een agenderingssysteem. Samesame, but different, zeg maar. ;-)
BeantwoordenVerwijderenAlles wat aandacht behoeft op een tijdstip dat ligt ná de huidige werkweek, gaat in mijn 'grote' systeem.
Zaken voor de komende/lopende week haal ik uit het grote systeem, waarna ik een behoorlijk gedetailleerde weekplanning maak. Als ik die goed maak (al doende leert men ...), hoef ik me nauwelijks nog druk te maken over of ik iets wel af krijg, niks aan het vergeten ben en soortgelijke nare gedachten. Ook kan ik zo tijdig zien als er teveel werk gepland staat voor die betreffende week en heb ik nog voldoende tijd om daar op in te spelen (zaken verzetten, hulptroepen inschakelen e.d.).
'Mijn' systeem helpt gelijk met het probleem 'waar laat je die spullen in de tussentijd????'. Zeker handig als je iets binnenkrijgt waar over een aantal weken pas iets mee moet. Zoals het aangifteformulier voor de BTW-aangifte. ;-)
Oh ja, mijn (aanvullende) tip: een goede planning laat ruimte voor ad hoc-klussen en spoedgevallen. Echte calamiteiten zijn eenvoudigweg niet te plannen, wat de reden is dat in zulke gevallen gesproken wordt over overmacht. ;-)
Groeten, Renée Daniëls - De Paarse Olifant Bedrijfsondersteuning
Renée, gebruik je voor je grote systeem en je weekplanning misschien een bepaald programma? Het klinkt namelijk heel bruikbaar en aantrekkelijk. Dit lijkt me ook wel iets om uit te proberen.
BeantwoordenVerwijderen